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2015年5月21日

6578 企業でのマイナンバー対応、イマドキの3つの疑問

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企業でのマイナンバー対応、イマドキの3つの疑問 2015/05/15
井出 一仁=日経BPガバメントテクノロジー

要点;
疑問1:企業はいつまでに対応を終えればよいのか
A:多くの企業にとって一つの目安となる時期は「2016年12月」である。

疑問2:金融機関ではいつから顧客のマイナンバーが必要か
A: 証券会社や信託銀行は、2018年中までに既存口座の顧客からマイナンバーの告知を受けて、口座にひも付けることが求められる。 生命保険会社は2016年1月の支払い分の調書から、受取人のマイナンバーを記載する必要がある。

疑問3:中小企業では安全管理措置をどこまで緩めてよいか
A:個人情報取扱事業者ではない中小企業には、簡易な対応が認められている。

清澤のコメント;当医療法人でも庄野社会保険労務士を中心にその準備を始めています。
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要点;
 2016年1月の行政事務でのマイナンバー利用開始が迫る。マイナンバーは、社会保障と税のための番号であり、行政事務で利用することから、民間企業での対応が必要。

 ビジネスパーソンが抱いているであろう3つの疑問。

疑問1:企業はいつまでに対応を終えればよいのか

 一般企業が制度対応としてすべきことは、必要な人から正確にマイナンバーを集めて、安全に保管し、記載した書類を行政機関に提出すること。あえて言うなら、多くの企業にとって一つの目安となる時期は「2016年12月」である。

2015年10月から世帯単位でマイナンバーの郵送通知が届き、2016年1月からマイナンバーの利用が始まる。しかし、全従業員のマイナンバーを集め終わって法定調書に記載する準備が整っていなければならないタイミングは「2016年12月」。

 税については、企業から個人に金銭を支払った場合に税務署への提出が義務付けられている法定調書や報告書などに、支払先となる個人のマイナンバーを記載。

国税の法定調書である源泉徴収票、地方税での給与支払報告書は、2016年分の支払いからマイナンバーの記載の対象となり、提出期限は2017年1月末。

 2016年12月よりも早いタイミングで支払先のマイナンバーを取得しておくべき例を挙げると、短期アルバイトへの報酬、講演料・原稿料などの外部有識者への報酬、2016年1月以降の定年/中途退職者の退職金など、一過性の支払い。継続的な雇用・取引関係にない支払先は、事後にマイナンバーを取得するのが難しくなるため。

 社会保障関係では、雇用保険については2016年1月提出分から被保険者の資格取得/喪失届などにマイナンバーを記載が必要。厚生年金保険の被保険者資格の異動届へのマイナンバー記載は、2017年1月以降の提出分からが対象。

疑問2:金融機関ではいつから顧客のマイナンバーが必要か

 利子や配当、収益の分配、保険金などの形で口座・契約がある顧客への支払いが発生する。ただし、計20種類については、「経過措置」が設けられている。経過措置の対象となっている法定調書では、2015年中までの契約に基づく口座であれば、マイナンバーの記載は2018年中の支払い分まで猶予される。マイナンバーの記載が必要になるのは、2019年の最初の支払い分の調書からである。 証券会社や信託銀行は、2018年中までに既存口座の顧客からマイナンバーの告知を受けて、口座にひも付けることが求められる。

 経過措置が適用されなかった調書:生命保険会社は2016年1月の支払い分の調書から、保険金や年金の受取人のマイナンバーを記載する必要がある。

 金融機関の中でも顧客口座数が多い預貯金:銀行などは、新規預貯金口座の開設申込書にマイナンバーの記入欄を設け、既存口座の顧客に対しては来店時やメールなどでマイナンバーの告知を求めることになる。

疑問3:中小企業では安全管理措置をどこまで緩めてよいか

 企業は、マイナンバーや、マイナンバーに結び付けられた「特定個人情報」の漏えい・滅失を防ぐために、取扱規程を定めるとともに、4分野の安全管理措置を講じなければならない。ただし、金融機関を除く一般企業のうち、従業員が100人以下で、保有する個人情報の合計件数が5000件を超えない、つまり個人情報取扱事業者ではない中小企業には、簡易な対応が認められている。

 例えば、取扱規程に関しては、一般の企業はマイナンバー/特定個人情報の(1)取得、(2)利用、(3)保存、(4)提供、(5)削除・廃棄の各段階での取り扱い方法、責任者・事務取扱担当者、任務などをそれぞれ定める必要がある。一方で中小企業は、情報の取り扱いを明確化し、担当者を変更した場合に確実な引き継ぎを行って責任者が確認すればよい。

 組織的安全管理措置:一般企業には特定個人情報へのアクセスや出力のシステムログの記録が求められるが、中小企業は業務日誌などに取り扱い状況を記録しておけば問題ない。

 4分野の安全管理措置のうち、残りの人的安全管理措置については中小企業向けの緩和規定はない。特定個人情報を適切に取り扱うために、中小企業でも担当者を適切に監督し適切な教育を行う必要がある。

清澤のコメント;当医療法人でも庄野社会保険労務士を中心にその準備を始めています。

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