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2013年2月16日

4070 クリニック開業3ヵ月目で気をつけたいポイントとは?

クリニック開業3ヵ月目で気をつけたいポイントとは?

今日届いた税理士さんのニュースレターの記事です。
 最近八王子で開業した後輩の女医さんがいて、その方から遊びがてら休診日に清澤眼科医院を見に来たいといううれしい電話をもらいました。彼女は仙台の大学医局の後輩で、最近ご主人の転勤に伴い東京の病院に就職していたのですが、今回開業するという案内をいただいたので、お花をお送りしていたのです。こんな場合私は清澤眼科医院開業からの8年というスライドを見てもらうのを恒例としています。

 開業の医院では大学や大病院で患者さんを拝見するのとは全く異なった座標軸での取り組みが必要なのだということを知っていただきたいからです。それに基づいたオペレ-ションシステムを当医院では日々磨いています。

 大学ならば、もうこれ以上悪くはならず、しかしこれ以上の回復もあまり見込めないという場合、大学の外来は限られた医師数で患者さんも多くて忙しいですから、診る患者さんの診療レベルを維持するためには、3月後とか、6か月ごとか、極端な場合には1年後にいらっしゃいなどと言い放ってしまいます。お近くの開業医に行きなさいという場合もあります。

 しかし、開業医ならば来られなければ間をあけてよいけれど、来月来てくれるならおいでなさいと言います。患者さんの不安にこたえるのも開業医の仕事だからです。ただし、開業医ならば、病院勤務とは違って医師でも、検査員でも、事務員でもすべてを含めて必要ならば要員を増やすことができます。

 そんな開業医を始めて、しばらく経った3月目の注意点は後輩の先生にも、また私にも必要なポイントをしっかり突いていると思いました

ーー記事の引用、清澤の合いの手付きーー
クリニックを開業して3ヵ月目は、オープン当初から続いた緊張感が良くも悪くも薄れてきます。ここで経営者でもある院長先生は、あらためて場を引き締めて、クリニックの管理にあたる必要があります。今回は、クリニック経営を軌道に乗せるために、注意しておきたいポイントを紹介します。

「患者応対」「院内環境」「現金・資料管理」の注意点

開業から3ヵ月経って緊張感がなくなると、業務に対する油断が生じます。
「お金が合わない」「薬を間違える」「患者様の名前を間違える」「セキュリティー操作を誤る」「特定スタッフの遅刻が目立つ」等、ミスや注意すべき事項が出てくるものです。

 この時期に院長先生が何の手も打たず、あいまいな態度をとってしまうと、クリニックの経営基盤、つまり、スタッフの患者様への応対や現金・資料の管理等が不安定になってしまいます。(清澤の合いの手:此処まではごもっとも)

開業から3ヵ月経ったら、あらためて以下の点に注意しましょう。

<患者応対について>
・個人情報保護法及び患者プライバシーに気をつけていますか?(清澤の合いの手:職員には医院の事に言及する可能性のあるブログを書くことを、そもそも許してはいけません。)
・患者応対は患者様と同じ目の高さで行っていますか?(清澤の合いの手:普通に説明してもついてくる能力のない人もいます。説明の仕方は一通りではいけません。職員にはその患者にわかるレベルに砕いた説明をさせる必要があります。言い換えると、「人を見て法を説け」です。正義は一つではありません。)
・電話等での応対、クリニック所在地を簡単に分かりやすく説明できますか?(清澤の合いの手:地下鉄や徒歩で来る方には家は駅のまん前なのでOKですが、自動車で来る方に永代道りと丸八道りの交差点という説明だけで解るか?この準備が必要とは考えてはおりました。)
・保険証は月に1回必ず確認していますか?(清澤の合いの手:窓口が通ればそれでよかろうと安易に考えて失効した保険証を提出したり、失効しているのに今日は忘れたという言い訳をする方は一定の比率でおいでです。支払基金はそれには支払わないですから、回収漏れの切れた保険証の提示は厳しく言えば患者さんに詐欺罪が成立します。必ず提示を求めてコピーだったり提示が出来ない場合には、月内提示で返金することを話して一旦は10-30%ではなく、100%の支払いを求めねば欠損が生じます。)

<院内環境について>
・院内掲示板の「お知らせ」は新しく張り替えていますか?(清澤の合いの手:古い医師会のポスターの画鋲が外れ、黄ばんだポスターが風にはためくなどもってのほかです。)
・スタッフ同士で、大声で私語をしていませんか?(清澤の合いの手:これも問題外。職場のリーダーにも随時あらゆる点の注意をさせます。領収書準備や返事封筒の宛名書きなど、常に各自に3つの暇つぶし仕事をあらかじめ申告させて置き、これを職長にまとめさせておきます。)
・院内掃除(玄関、待合室、トイレ、診察室、処置室等)は1日何回実施していますか?(清澤の合いの手:もちろんです。午後の診療前の30分をそれに当てさせています。椅子や壁の汚れは早急に外注してでも補修しなくてはだめです。)
・薬品の管理は適切ですか?(特に危険な麻酔剤などの薬剤の管理は肝要。このポイントは安全管理と経済的理由の両方があります。)

<現金・資料管理等について>
・小口現金の金額は毎日確認していますか?(清澤の合いの手:毎日の売り上げの現金の照合は2人で確認して二人が封筒へのサインをするように求めて、それを院長が受け取っています。未だかつてありませんが、後で合わないというのは職員をもっとも傷つけるでしょう。文房具代としての小口現金の管理はそこまでしますか?とは思いますが、今のところ管理者がしっかりしており、合っています。)
・未収金の管理はできていますか?(清澤の合いの手:職員がよく注意してくれています。特別な場合だけですが、未収金があればレジの集計日計表にも出てきます。)
・レセプトのチェックは、院長およびスタッフ2人以上で実施していますか?(清澤の合いの手:勉強会まではしてはいませんが、公明正大を旨に皆で集まってオープンにしています。)
・レセプトの返戻・減点および対策をしていますか?(清澤の合いの手:これは特に重要です。支払い基金側は、診療機関が遠慮してその請求を今後に控えるように返戻を繰り出してきますから、その返戻が正当か否かをこちらは議論し検討する必要があります。)
・ 記録等の管理・保管はできていますか?(清澤の合いの手:補完の担当者は誰?ファイルのありかはどこ?など、慎重な対応が特に必要です。)

どんな業種でも同じですが、経営ははじめが肝心。
やるべきこと、やってはいけないことを明確にして、
適切な管理方法にてクリニック経営を軌道に乗せていきましょう。
ーー引用終了ーー

清澤のコメント:自画自賛になってしまって恐縮ですが、こうしたチェック項目を挙げて注意していただけると、今後の医院運営の改善点が見えてきます。

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