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2013年8月16日

4653 「メールの件名に少し気を配ればメールの印象が変わる」:だそうです。

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当医院の担当税理士さんから毎月メールマガジンを戴くのですが、今月の医療機関向けの細谷会計メールマガジン Vol38の話題は第一に細谷会計事務所が20年を迎えたという件をお伝えくださいました。誠におめでとうございます。

”10年以上も居た「塩浜の事務所」を現在のスタッフは誰も知りません、”との事。私はお尋ねしたことはないですが存じ上げて居ります。私がお世話になってからだけで、すでに3か所目の事務所なのですが、細谷先生は次々に良い場所に進出され、塩浜、木場、そして茅場町へと坂道を上って行く様子が感じられ、最近はその速度がまた早まっておいでのようです。

税理士さんの慣れた目で医院を広げた際や、従業員を増やした際にはそのくらいなら大丈夫だろうとか、経理上の余裕が減っているからこれ以上の拡張にはスピードを落としてなどと的確な助言をしていただいています。そしてその目的や計画を聴いていただくことで自分の考えも更にまとまります。

 今月の医療関係の事業所への助言は「メールの件名に少し気を配ればメールの印象が変わる」:だそうです。
確かに、メールのやり取りにお互いに返信を繰り返すと「Re:Re:Re:Re:~」という五月蠅い表題ができますね。今回のメールの目的を一見してわかるようにすること、そしてこちらが横柄で有っったり、無用に怒っている雰囲気になったりすることを防ぐように、相手を思いやる心遣いを持って題を付ける必要が有りますね。「メールの件名に少し気を配ればメールの印象が変わる」、そして、出来たメールをもう一度読み直すと、変換で出来る誤字も減らせて、いい加減な人だという印象をも与えないで済みそうです。

ーーー引用ですーーー
院外関係者、患者とのコミュニケーションが上手になるメールの方法 医師の先生に限ったことではありませんが、最近はメールでコミュニケーションを取る機会が増えています。メールは声のトーンが伝わらないだけに特別の配慮が求められます。「医師の先生とコミュニケーションを取るのが苦手」という人が少なくないだけに、メールのマナーやテクニックを気にかける必要があります。メールが上手になる方法はいろいろありますが、メールのタイトル(件名)に気を配るだけで、相手からの印象が違ってくるでしょう。
件名に少し気を配ればメールの印象が変わる

院内スタッフをはじめ患者さん、院外関係者、学会、製薬会社、医療機器メーカー、行政等を相手にメールの送受信をすることが多いと思われます。

そのときにメールの件名に気を使ったことはありませんか?

メールにおいて件名は重要です。件名を見てメールの内容がだいたいわかると相手も喜びます。特にお互いに忙しい医師同士の場合、件名にこだわることは効果的なのです。

メールの件名をつける際に押さえておきたいポイントは以下になります。

・件名を長くしない
例)「Re:Re:Re:Re:~」と「Re」ばかりにしない

・ 何の要件なのかを入れる
例)「○○会議の件」「○○の案件について」

・いつの要件なのかを入れる
例)「9月4日開催の△△会議の件」

・ どうしたいのかを入れる
例)「~のお願い」「~のご連絡」「~のご提案」

件名はメール本文で伝えたいことをコンパクトに伝える役割があります。件名に少し気を配るだけでも、メールの印象が変わり、コミュニケーションが良好になるでしょう。

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